Los servidores de correo pueden rechazar correos electrónicos que cruzan un cierto límite de tamaño debido a los archivos adjuntos de correo que se incluyen en el correo electrónico. El umbral generalmente está en la región de 20 megabytes, pero está definido por el proveedor de correo, lo que significa que puede ser más o menos en su caso. El problema aquí es que esta es una variable personalizada, lo que significa que puede encontrarse con problemas de correo electrónico devuelto porque el proveedor de correo electrónico receptor tiene un umbral de tamaño menor que el suyo.
Hace algún tiempo, Microsoft introdujo opciones en sus productos de correo para utilizar el almacenamiento SkyDrive. En lugar de adjuntar archivos con los correos electrónicos, solo adjunta enlaces que apuntan a esos archivos en SkyDrive con el correo electrónico. Los beneficios están ahí:
- El destinatario puede recuperar el correo electrónico más rápido y decidir si descargar los archivos adjuntos o no
- Tiene tiempo para actualizar los archivos en SkyDrive antes de que el destinatario los descargue
- Puede cargar archivos más grandes de una sola vez sin tener que usar varios correos electrónicos para dividir los archivos en ellos y evitar llegar al límite.
Google anunció hace unos días que también agregaría la opción de usar Google Drive cuando envíe correos electrónicos con archivos adjuntos en Gmail. La función se acaba de habilitar en mi cuenta y me gustaría guiarlo a través del proceso. Tenga en cuenta que estoy usando la nueva ventana de redacción y no la anterior.
Para comenzar, haga clic en el botón de redacción en la esquina superior derecha de la pantalla. La nueva ventana de redacción debería aparecer. La barra inferior que comienza con el botón enviar muestra el icono del archivo adjunto. Desplácese sobre él para ver las opciones disponibles.
Seleccione la opción "Insertar archivo usando Drive" con un clic izquierdo. Aparece una ventana superpuesta que puede usar para el proceso. La barra lateral izquierda muestra varias ubicaciones que puede usar para elegir archivos, incluidos archivos del sistema informático local, archivos que ya están en Google Drive, archivos compartidos, destacados o recientemente seleccionados.
Si desea seleccionar archivos de su computadora local, puede arrastrar y soltar para empujarlos a la ventana o al explorador de archivos. Una vez que haya terminado con la selección, puede presionar el botón de carga para cargar los archivos a Google Drive.
Tenga en cuenta que solo puede seleccionar una opción a la vez, por lo que es posible que deba abrir la interfaz dos veces si necesita cargar archivos desde la PC local y elegir algunos archivos que ya están en Google Drive.
Luego puede comenzar a completar el correo electrónico como de costumbre. Los archivos se verifican por sus derechos de acceso cuando hace clic en enviar, y puede obtener la siguiente pantalla si el destinatario no tiene los derechos adecuados para acceder a ellos.
La selección predeterminada es permitir que los destinatarios vean los archivos. Puede modificar el derecho para que los destinatarios puedan comentar o editar en su lugar. Un clic en más opciones muestra información adicional que es importante:
- Cualquier persona con un enlace significa que incluso los no destinatarios pueden abrir los archivos si tienen el enlace. La ventaja aquí es que no se requiere una cuenta de Google para acceder a los archivos
- Destinatarios de este correo electrónico: los destinatarios deben tener una cuenta de Google. Esto protege a los archivos del acceso de usuarios no autorizados.
Los enlaces en el correo electrónico del destinatario conducen directamente a Google Docs, donde se puede acceder directamente si seleccionó la opción "cualquiera con un enlace" o después de iniciar sesión en una cuenta de Google.
